Υπηρεσίες

Προσυνεδριακή Γραμματεία

• Η Γραμματειακή κάλυψη που υποστηρίζεται πλήρως μηχανογραφικά περιλαμβάνει:
• Αποστολή 1ης ανακοίνωσης, προκαταρκτικού και τελικού προγράμματος.
• Διεκπεραίωση αλληλογραφίας με Συνέδρους, Επίσημους προσκεκλημένους και άλλους εμπλεκόμενους φορείς Ελλάδος και Εξωτερικού.
• Συλλογή των δελτίων συμμετοχής των Συνέδρων, των Επιστημονικών εργασιών, και ταξινόμηση τους για κρίση από την Επιστημονική Επιτροπή.
• Διαχείριση εγγραφών των συνέδρων.
• Αρχειοθέτηση όλων των συμμετεχόντων και παρακολούθηση των οικονομικών τους υποχρεώσεων.
• Επικοινωνία και ενημέρωση των συμμετεχόντων ομιλητών για το τελικό Επιστημονικό πρόγραμμα του Συνεδρίου ( Ημέρα – αίθουσα – ώρα των ανακοινώσεων τους, κλπ.)
• Επιμέλεια για την κατασκευή και τοποθέτηση των Stands με τα Posters, σε ειδικό χώρο που θα επιλεγεί.
• Επιμέλεια κατασκευής και προμήθειας φακέλου-τσάντας Συνέδρων και διακριτικών σημάτων.
• Οποιαδήποτε άλλη παροχή υπηρεσιών που θα κριθεί αναγκαία από την Οργανωτική Επιτροπή και θα συμφωνηθεί στην έναρξη της συνεργασίας μας.

Γραμματεία κατά την διάρκεια του Συνεδρίου.

Στο χώρο του Συνεδριακού Κέντρου, εγκαθίσταται Γραμματεία επανδρωμένη από άτομα με γνώσεις Ξένων Γλωσσών και ενήμερα στις Δημόσιες Σχέσεις. Η διοργάνωση της Γραμματείας υποστηρίζεται από δίκτυο Η/Υ για την παροχή άμεσης ενημέρωσης και εξυπηρέτησης των Συνέδρων.

Δραστηριότητες της είναι

• Προετοιμασία-διαμόρφωση του Συνεδριακού χώρου, ειδικές σημάνσεις
• Προετοιμασία και διανομή όλου του έντυπου υλικού στους εγγεγραμμένους
• Εγγραφή νέων Συνέδρων
• Γραμματειακή εξυπηρέτηση των Συνέδρων. (Fax, E-mail Υπηρεσία μηνυμάτων, )
• Επίδοση Διπλωμάτων συμμετοχής.
• Συντονισμός/ όλων των επί μέρους τμημάτων (εποπτικά μέσα-προβολές, μεταφραστικά, )
• Φροντίδα για την εξυπηρέτηση των Συνέδρων στα διαλείμματα (καφέ, μηνύματα, meeting)

Γραμματεία μετά το Συνέδριο

Μετά το τέλος του Συνεδρίου και για όσο διάστημα χρειασθεί, παρέχονται υπηρεσίες Γραμματείας για την ολοκλήρωση ορισμένων ενεργειών όπως:

• Αποστολή ευχαριστήριων επιστολών
• Αποστολή βεβαιώσεων συμμετοχής
• Δημιουργία βιβλίου τύπου με τις δημοσιεύσεις που αφορούν το Συνέδριο
• Παράδοση οικονομικού απολογισμού

Το Οργανόγραμμα ή αλλιώς ο προσεκτικός σχεδιασμός του Συνεδρίου

Αποτελείται από την πλήρη χρονική αποτύπωση των απαραίτητων ενεργειών  από την έναρξη μέχρι τη λήξη και τον καθορισμό τομέων δραστηριότητας των στελεχών μας και του οργανωτικού φορέα. Οι τομείς των δραστηριοτήτων κατανέμονται στα στελέχη μας για την καλύτερη και  πιο άμεση υλοποίηση των απαραίτητων ενεργειών. Το ομαδικό πνεύμα συνεργασίας και ο κοινός στόχος όλων, παίζουν καθοριστικό ρόλο στην επιτυχία και την εκπλήρωση όχι μόνο της κάθε δραστηριότητας, αλλά και για την ολοκλήρωση ενός Συνεδρίου.

Στον τομέα αυτό η δημιουργία του  λογότυπου του συνεδρίου είναι πρωταρχικής σημασίας. Σε συνεργασία με Graphic Designers, ακολουθεί η μελέτη και επίβλεψη,  κατασκευής της  μακέτας, της αφίσας , του σχεδίου της κονκάρδας των συμμετεχόντων, των buners, καθώς και το σχέδιο του φακέλου-τσάντας. Επίσης στην ενότητα του έντυπου υλικού συμπεριλαμβάνονται η πρώτη ανακοίνωση, το προκαταρκτικό-τελικό πρόγραμμα, οι περιλήψεις τα πρακτικά και τα Διπλώματα συμμετοχής. Άμεση επιμέλεια πλέον θα είναι η εκτύπωση όλου του έντυπου υλικού και η αποστολή του.

Δημοσίευση και προβολή του Συνεδρίου σε Περιοδικά, ενημερωτικά έντυπα και σε άλλα Συνέδρια.

Τοποθέτηση αφίσας και banners από συνεργάτες μας  σε καίρια σημεία, για την ενημέρωση κοινού και Συνέδρων καθώς και διαφήμιση του συνεδρίου σε όλες τις συναφείς επιχειρήσεις. Παράλληλα το Συνέδριο/Εκδήλωση διαφημίζεται πριν και κατά τη διάρκεια του με ανάλογο σχεδιασμό ιστοσελίδας συνεδρίων και μέσα από την ιστοσελίδα που διατηρεί το γραφείο μας.

Οργάνωση Γραφείου Τύπου στο Συνεδριακό χώρο, για την παρακολούθηση και προβολή των εργασιών και εκδηλώσεων του Συνεδρίου από τα ΜΜΕ.  Επίσης οργάνωση Συνεντεύξεων Τύπου της Οργανωτικής Επιτροπής, για την προβολή των στόχων  και των συμπερασμάτων του Συμποσίου – Σεμιναρίου πριν, κατά τη διάρκεια και μετά το πέρας της Εκδήλωσης.

Από την έναρξη της συνεργασίας μας το Γραφείο μας αναλαμβάνει:

• Κατάρτιση προϋπολογισμού του Συνεδρίου
• Καταγραφή προβλεπόμενων εξόδων για καθορισμό στόχου εσόδων
• Λειτουργία βιβλίου εσόδων – εξόδων

Καθ’ όλη την διάρκεια της συνεργασίας μας καλύπτουμε όλες τις αναγκαίες δαπάνες για λογαριασμό της οργανωτικής επιτροπής. Ακόμη μπορούμε να εκδώσουμε παραστατικά είσπραξης εσόδων στο ΑΦΜ του γραφείου μας.

Απόδοση οικονομικού απολογισμού στο τέλος της εκδήλωσης.

Το Γραφείο μας αναλαμβάνει την επικοινωνία με Εμπορικές Εταιρείες Προϊόντων και Τεχνολογικού εξοπλισμού, με σκοπό την προώθηση της συμμετοχής τους στο Συνέδριο  με οποιονδήποτε τρόπο, είτε με  Stand, Banners, προσφορά υλικού, είτε με  άλλου τύπου διαφημιστικές καταχωρήσεις.  Επίσης  καλύπτουμε οργανωτικά και τυχόν Δορυφορικά  Συμπόσια των Εταιρειών γύρω από τις ημέρες του Συνεδρίου.

Ακόμη αναλαμβάνουμε την ευθύνη για την ενημέρωση, και διεκπεραίωση των οικονομικών  υποχρεώσεων των Εταιρειών.

Ιδιαίτερη βαρύτητα  δίνουμε στην προώθηση του marketing μέσω των social media. Αυτό  μπορεί να οδηγήσει σε επιπλέον εύρεση χορηγών που επιθυμούν συνεργασία ή αναζητούν τρόπο για διαφήμιση και προώθηση των προϊόντων ή υπηρεσιών τους.

Αναλαμβάνουμε  τη χωροταξική μελέτη όλων των χώρων της Εκδήλωσης και της  Εμπορικής Έκθεσης, καθώς και την επίβλεψη  υλοποίησης της,  για την εγκατάσταση των εκθεσιακών χώρων -περιπτέρων. Διαθέτουμε ειδική ομάδα εμπείρων συνεργατών  στην Αρχιτεκτονική μελέτη και κατασκευή  Εκθεσιακών χώρων και Εμπορικών μακετών.

Το γραφείο μας με ειδική ομάδα συνεργατών σε κάθε Εκδήλωση είναι σε θέση να καλύψει όλες τις απαραίτητες ανάγκες για την καλύτερη διεξαγωγή του Συνεδρίου στον τομέα αυτό. Για το σκοπό αυτό διατίθεται ο παρακάτω εξοπλισμός:

Μικροφωνική εγκατάσταση σε πάνελ και σε podium

• Ασύρματα Μικρόφωνα Ακροατηρίου
• LCD data video projector με δυνατότητα σύνδεσης με laptop.
• Laser pointer
• Θέση γραμματείας προβολών
• Προβολή Video wall
• e-posters
• Κλειστό κύκλωμα τηλεόρασης
• DVD εγγραφές
• Αναμετάδοση link εικόνας-ήχου/Teleconference
• Plasma Monitor
• Flip Chart

 Ένα ακόμα σημαντικός τομέας των υπηρεσιών μας είναι ο τομέας των Μεταφραστικών αναγκών της Εκδήλωσης. Για το λόγο ότι, τα συνέδρια που αναλαμβάνουμε δέχονται ξένους ομιλητές, λαμβάνουν εργασίες εκτός Ελλάδος καθώς αρκετές αναμεταδόσεις γίνονται απευθείας από το εξωτερικό. Η κάλυψη των μεταφραστικών αναγκών του Συνεδρίου  γίνεται από ειδική ομάδα μεταφραστών στις παρακάτω γλώσσες:

• Ελληνική
• Αγγλική
• Γαλλικά
• Γερμανικά
• Ιταλικά
• Ισπανικά
• Βουλγαρική
• Ρωσική
• Αραβική
• Ιαπωνική

Στο τομέα αυτό αναλαμβάνουμε πλήρως την υποστήριξη τουριστικών υπηρεσιών με σκοπό την άρτια φιλοξενία και ευχάριστη διαμονή. Στόχος μας είναι ο Οργανωτής να παραμείνει προσηλωμένος στο Επιστημονικό έργο του Συνεδρίου και να  μην αναλώνεται με άλλες υπηρεσίες, καθότι το επιτελείο του γραφείου μας είναι ειδικό για τις υπηρεσίες αυτές. Η διοργάνωση του τουριστικού μέρους περιλαμβάνει:

• Κράτηση καταλυμάτων και κάλυψη προκαταβολών σε Ξενοδοχεία για την καλύτερη εξυπηρέτηση όλων των συμμετεχόντων
• Διευθέτηση όλων των σχετικών εισιτηρίων και μεταφορών των συμμετεχόντων – πρoκράτηση θέσεων σε αεροπορικές πτήσεις
• Ενημέρωση των Συνέδρων για τις κρατήσεις δωματίων και εισιτηρίων που επιθυμού
• Έκδοση εισιτηρίων για τους επίσημους προσκεκλημένους της Οργανωτικής Επιτροπής
• Διευθέτηση των υπηρεσιών που αφορούν στα επισιτιστικά για όλους τους συμμετέχοντες
• Ειδικά πούλμαν και άλλα μέσα μαζικής μεταφοράς για την πραγματοποίηση των μεταφορών των συνέδρων από και  προς το Συνεδριακό χώρο σε όλη τη διάρκεια της Εκδήλωσης
• Σχεδιασμός και πραγματοποίηση κοινωνικών εκδηλώσεων των συνοδών μελών που περιλαμβάνουν: περιηγήσεις, εκδρομές, επισκέψεις σε μουσεία, μνημεία και ιστορικά μέρη της πόλης κατά τη διάρκεια διεξαγωγής της Εκδήλωσης.

Το γραφείο μας αναλαμβάνει την επιμέλεια και το συντονισμό όλων των Κοινωνικών Εκδηλώσεων που αποτελείται από:

• Εναρκτήρια τελετή
• Δεξιώσεις-Gala
• Παράλληλες Πολιτιστικές εκδηλώσεις, ανάλογα με τον τόπο , το θέμα και τον χρόνο του Συνεδρίου

Ο υπεύθυνος Δημοσίων Σχέσεων σε συνεργασία πάντοτε με την Οργανωτική Επιτροπή ασχολείται με την οργάνωση της τελετής έναρξης. Καθορίζεται το ύφος το περιεχόμενο και ο τόπος της τελετής ανάλογα με την κύρια εκδήλωση. Καταρτίζεται το πρωτόκολλο Επίσημων προσκεκλημένων καθώς το θέμα και ο ομιλητής της εναρκτήριας ομιλίας. Ιδιαίτερη φροντίδα δίνεται στην αποστολή των προσκλήσεων και στην επιλογή του προσώπου που θα κάνει τη κήρυξη έναρξης εργασιών.

Στο τομέα των δεξιώσεων-gala δίνουμε ιδιαίτερη βαρύτητα στη σύνθεση του μενού, έτσι ώστε να καλύπτει τις προσωπικές ανάγκες των συμμετεχόντων και ίσως κάποιων ιδιαίτερων προσκεκλημένων. Η αίσθηση της φιλοξενίας και της κοινωνικής αλληλεπίδρασης καθορίζουν και τον χωροταξικό σχεδιασμό της αίθουσας.

Η καλλιτεχνική συμμετοχή από μουσικά σύνολα ή παραστάσεις, θεωρούμε ότι είναι απαραίτητο συμπλήρωμα αυτών των εκδηλώσεων για την ψυχαγωγία των συμμετεχόντων και των συνοδών μελών.